Bí quyết lên kế hoạch đám cưới không khó nhưng dường như nhiều cặp đôi chưa quan tâm nhiều đến việc này. Hậu quả là gần sát ngày cưới mới phát hiện thiếu sót, đôi khi cũng vì vậy mà dẫn tới mâu thuẫn không đáng có. Để có ngày vui trọn vẹn bạn nhớ đừng bỏ qua các việc sau:

Chọn lựa khách mời

Việc chọn khách mời đám cưới là khâu quan trọng hàng đầu khi lên kế hoạch. Nên ước lượng số khách mời trước khi chọn địa điểm. Điều này sẽ đảm bảo có đủ không gian cho khách mời của bạn. Thông thường là 25 – 30m2 cho mỗi khách. Nghe có vẻ rất rộng, nhưng thật ra đó là không gian bạn cần cho cả bàn, người phục vụ, ban nhạc, sân khấu… Ngoài ra, một điều được nhiều người tán đồng, đó là cắt ngắn danh sách khách mời giúp tiết kiệm nhiều chi phí hơn. Hãy nhớ rằng, một nửa chi phí trong đám cưới là để phục vụ cho khách của bạn. Nếu bạn chi mỗi người khoảng 400.000 đồng, việc cắt 1 bàn 10 người sẽ giúp bạn tiết kiệm 4.000.000 đồng.

Chọn ngày cưới

Để lên kế hoạch thì không thể không xem ngày cưới tương đối cụ thể. Dự kiến trước thời gian cho tiệc cưới của bạn để xem có trùng những ngày hội nghị, diễu hành đường phố hoặc những sự kiện trong năm có thể ảnh hưởng đến giao thông hoặc việc đặt phòng khách sạn hay không. Đặt tiệc và dịch vụ càng gần ngày cưới, bạn càng ít có quyền mặc cả. Một số người chọn ngày đám cưới của mình ít nhất trước đó 6 tháng, hoặc thậm chí là 1 năm để hưởng ưu đãi về giá đặt tiệc của mùa cưới trước, đồng thời nhận được nhiều ưu đãi khác. Một bí quyết lên kế hoạch đám cưới nhỏ không phải ai cũng biết là đám cưới vào thứ 6 và những ngày trong tuần có thể giúp bạn giảm chi phí khoảng 20%.

Theo dõi thời tiết

Đừng quên theo dõi thời tiết và những yếu tố có thể ảnh hưởng khác. Khách mời cần thông tin để chuẩn bị cho những ngày điều kiện thời tiết diễn ra không được thuận lợi. Những cô phát thanh viên xinh đẹp của chương trình dự báo thời tiết trên VTV có thể cung cấp những thông tin cần thiết này.

Kiểm tra thẻ tín dụng

Bằng cách tận dụng chi phí đám cưới để đăng kí một chiếc thẻ ghi nợ với chương trình tích lũy điểm thưởng. Bạn có thể nhận được khuyến mãi hấp dẫn như các chặng bay hoặc phiếu mua hàng. Kết hợp việc mua sắm liên quan đến đám cưới vào chiếc thẻ này sẽ giúp bạn tích lũy được nhiều điểm và bạn có thể sử dụng trong tuần trăng mật.

Lắng nghe lời khuyên

Hãy để một nhà cung cấp giới thiệu cho bạn một loại dịch vụ nào đó. Ví dụ, người thợ chụp hình có thể chỉ cho bạn loại hoa nào đang vào mùa, và người quản lý đón khách sẽ biết ban nhạc nào nên chơi. Điều này sẽ giúp bạn giảm thiểu được rất nhiều thời gian suy nghĩ.

Phục vụ thức ăn cho nhà cung cấp

Đây là một chi tiết ít được chú ý khi lên kế hoạch cưới. Thông thường, những freelancer như DJ, photographer, trang điểm không cần đặt cho họ phần ăn. Nhưng nếu bạn chu đáo, có thể sắp xếp cho họ một bàn riêng. Nếu quyết định thêm bàn, bạn nên cho nhà bếp biết trước một vài ngày chính xác bạn cần bao nhiêu nhà cung cấp (đừng quên trợ lý chụp ảnh và ban nhạc) và bạn muốn phục vụ họ món ăn nào.

Tập trung một cách có tổ chức

Trong bìa lưu hồ sơ, kết nối tất cả những mối liên quan với công ty sự kiện, những ghi chú trong các buổi họp, hình ảnh, bài viết từ tạp chí mà bạn muốn công ty sự kiện xem. Lập một địa chỉ email cho đám cưới của bạn, lưu những số điện thoại quan trọng của công ty sự kiện.

Phục vụ nước uống

Thông thường, nước uống được trung tâm tiệc cưới phục vụ. Trong trường hợp bạn tổ chức đám cưới theo concept riêng, có thể cần một người pha chế. Nếu số lượng khách tương đối lớn, bạn nên xem xét việc thuê thêm một người pha chế nữa.

Có một khoản tiền dự phòng

Tiền đám cưới của bạn thường được được chia theo công thức:

• 48 – 50% tổng ngân sách cho tiệc thết đãi
• 8 – 10% cho hoa cưới cầm tay và trang trí
• 8 – 10% cho trang phục cô dâu, chú rể
• 8 – 10% cho giải trí/ban nhạc
• 10 – 12% cho hình ảnh/video
• 2 – 3% cho thiệp mời đám cưới
• 2 – 3% cho quà tặng cho khách mời
• 8% còn lại dành cho các chi phí lặt vặt như điều phối viên tại lễ cưới

Một điều cần thiết là bạn nên dành ra 5 – 10% chi phí để sử dụng trong trường hợp bất ngờ như in thêm thiệp mời vì in sai, sửa quần áo, mua dù nếu trời mưa, ruy băng cho chương trình đám cưới…

Làm việc với wedding planner

Công ty tổ chức sự kiện cưới của bạn là những chuyên gia đáng tin nhất trong suốt quá trình diễn ra đám cưới. Wedding planner không ai khác mà chính là người lên ý tưởng và cùng sát cánh triển khai những ý tưởng trong kế hoạch đám cưới thành thực tế. Vì vậy, khi làm việc với họ, bạn phải thật sự cảm thấy thoải mái để khám phá những điều mình thích, có thể là phục vụ một bữa ăn nhẹ ban đêm thay vì phần đầu tiên hoặc làm một phần dành cho cô dâu thay vì tiệc đính hôn. Quan trọng nhất là bạn phải thật thoải mái khi có một cuộc trao đổi thân mật với họ về những gì bạn muốn. Nhiệm vụ của họ là nói cho bạn biết điều bạn có thể làm và không thể làm với ngân sách của mình. Cần thỏa thuận kỹ với nhà cung cấp dịch vụ cưới trước khi kí vào bản hợp đồng. Nếu chưa rõ về bất kỳ điều khoản nào, bạn nên hỏi lại thật chi tiết trước khi đi đến kết luận cuối cùng. Nhìn chung bí quyết lên kế hoạch tổ chức hôn lễ chẳng có gì to tát đâu nhưng nhiều cặp đôi vì bận rộn mà thường quên trước quên sau. Tốt nhất là bạn nên ghi chú lại để đảm bảo "hoàn thành đúng tiến độ thi công" nhé!

Bài: Bích Liên