Thông thường việc lên sơ đồ sắp xếp sẽ được thực hiện bởi các bên sau: địa điểm cưới/wedding planner/hoặc chính hai nhân vật chính. Sau đó sơ đồ này cần được đem ra bàn thảo và thống nhất với các bên để đi đến kết luận cuối cùng, đảm bảo không có sự thay đổi về sau.

Địa điểm cho tiệc cưới ngoài trời cần được lên sơ đồ để có sự sắp xếp hợp lý nhất. Địa điểm: Legend Hotel Saigon, TP.HCM 

Sơ đồ sẽ giúp bạn phân bổ các khu vực hợp lý trong tiệc cưới ngoài trời, tránh làm không gian rời rạc. Địa điểm: Thảo Điền Village, TP.HCM

Một sơ đồ các khu vực trong ngày cưới, và đặc biệt là tiệc cưới ngoài trời phải gồm các yếu tố sau:

1. Tận dụng được những góc đẹp, lạ của địa điểm nơi được chọn như hồ bơi, thảm cỏ, đồi cát… Đám cưới ngoài trời nên tối đa hóa được mức độ đa dạng của các khu vực để tạo cảm giác hứng khởi, cũng như hạn chế được điểm yếu trong từng nơi.

2. Đã phải bao gồm phương án dự phòng. Trong sơ đồ khu vực cần cho thấy được, nếu phải di dời trong trường hợp thời tiết xấu thì đường đi và độ xa mà khách phải đi qua là thế nào, liệu có khả thi trong tình huống lộn xộn không.

3. Sơ đồ phản ánh được tiết tấu chương trình.

Thông thường thứ tự các bước khi tổ chức tiệc cưới ngoài trời sẽ gồm: Đón khách >> Giờ lễ (được tổ chức tại khu vực 1) >> Cocktail & chụp hình (có thể là một khu vực số 2 khác) >> Giờ tiệc (khu vực số 3) >> Các tiết mục vui chơi sau khi tiệc xong (khu vực 4). Các khu vực này khi hiển thị trên sơ đồ phải có sự liên thông và logic với nhau, về đường đi, cách di chuyển, và sự phù hợp với tiết mục trong ngày cưới (ví dụ không gian trang nghiêm tĩnh lặng sẽ dành cho giờ lễ, không gian rộng thoáng đãng sẽ dành cho cocktail và chụp hình…).

4. Trên sơ đồ cần đi kèm các kích thước chính và một số các vật dụng đặt để chính và phần thiết kế âm thanh ánh sáng trong từng khu vực trong bữa tiệc cưới ngoài trời. Ví dụ trong khu vực đón khách sẽ bao gồm sofa, và một bàn tiếp tân. Cần thể hiện hai chi tiết này trên sơ đồ, để bạn dễ dàng hình dung được kết cấu của toàn cảnh.

Hồng Xuân