Kỳ 2: Chân dung của người wedding planner Tiếp tục cuộc trò chuyện với cô Hồng Xuân – giám đốc Confetti, một công ty chuyên về dịch vụ kế hoạch cưới (Wedding Planner - WP) tại Việt Nam, chúng ta sẽ có một cái nhìn chi tiết, cụ thể về một người hoạch định đám cưới. Quy trình, phạm vi công việc của Wedding Planner sẽ như thế nào? Khách hàng, cho dù là họ tìm đến WP hay WP tìm đến họ, cũng được khởi đầu bằng một buổi gặp gỡ “tìm hiểu”, WP sẽ hỏi tất cả những thông tin liên quan từ mong muốn, sở thích, lịch sử tình yêu, tình huống gặp nhau, kỷ niệm, kỷ vật… Càng nắm được nhiều thông tin bao nhiêu thì bước thứ 2 – brainstorm concept (đưa ra ý tưởng) càng nhanh chóng, phù hợp và sâu sắc bấy nhiêu. Ở giai đoạn này, WP vẽ ra một bức tranh chung về đám cưới: toàn quy trình cưới sẽ toát lên được câu chuyện gì, ý nghĩa đằng sau đó như thế nào; bao nhiêu lễ, nghi thức, phong cách, ... Sau đó đến giai đoạn 3: chia sẻ với cô dâu chú rể và cả những người có khả năng ảnh hưởng đến quyết định về ý tưởng này. Bước 4 là lên kế hoạch chi tiết để thực hiện những ý tưởng đã được cô dâu chú rể chấp thuận. Tiếp theo là công đoạn chuẩn bị, tư vấn tinh thần trên suốt quãng đường và cuối cùng là những ngày diễn ra các sự kiện quan trọng của đám cưới. Trong quy trình này, theo cô, bước nào là quan trọng nhất? Đối với những khách hàng giao cho WP toàn bộ quy trình cưới thì giai đoạn ra concept cho đám cưới là quan trọng nhất. Nó không chỉ thể hiện sự sáng tạo, khả năng thấu hiểu và đồng cảm tinh tế của WP mà còn có ý nghĩa đối với cả khách hàng – cô dâu chú rể sẽ có một đám cưới đáng nhớ, sâu sắc, tràn đầy những cung bậc tình cảm và “độc” nhất, phản ánh đúng phong cách, chuyện tình cũng như niềm mong ước thầm kín về một đám cưới như mơ của họ. Sau khi xác định concept thì những chuyện sau đó sẽ rất đơn giản, được vạch ra và thực hiện sao cho đúng với concept là được.

Còn với khách hàng chỉ giao cho WP phụ trách đêm lễ cưới, thì phần ý tưởng chương trình, phối hợp công việc của WP, bao gồm cả giải quyết vấn đề và duy trì sợi dây liên thông giữa hai nhân vật chính và các thành viên lớn trong gia đình là quan trọng nhất. WP phải đưa ra một kịch bản thật mới lạ và phù hợp với nhân vật chính, rồi thực hiện, dự đoán, linh hoạt xử lý những tình huống tế nhị trong, ngoài gia đình, và cả những sự cố có thể xảy ra, để lễ cưới trở thành một sự kiện khó quên đối với gia chủ và khách tham dự.

Một người wedding planner cần phải có những tố chất gì? Theo tôi, cái đầu tiên cần có phải là … thích đám cưới. Nếu bạn không háo hức, vui vẻ, chộn rộn khi thấy hai con người sắp dắt tay nhau đến ngày vui lớn nhất trong đời họ thì bạn khó lòng mà tô vẽ cho đám cưới được rực rỡ, xinh đẹp nhất. Yếu tố tiếp theo chính là sáng tạo. Đám cưới là một sự kiện, nó vừa phải phù hợp với cô dâu chú rể nhưng cũng phải mới lạ, độc đáo, đặc biệt và chỉ của riêng mỗi người. Tiếp đến là sự tỉ mỉ – có vô vàn những chi tiết, công việc từ lớn đến nhỏ mà bạn phải để mắt. Đám cưới là một sự kiện trọng đại nên mọi thứ phải được thực hiện theo chủ nghĩa hoàn hảo, không cho phép có bất kỳ sự sai sót nào, dù là rất nhỏ. Yếu tố cuối cùng, rất quan trọng là sự nhạy cảm, quan tâm, đồng cảm và sẻ chia với cảm xúc của những người trong cuộc: cô dâu, chú rể, bố mẹ và gia đình... Đám cưới là thời điểm họ muốn tìm đến sự cầu toàn, và vì thế có thể tự tạo cho mình những áp lực, dễ xúc động, và căng thẳng nhất. Do đó wedding planner cần phải tìm hiều, lắng nghe và chia sẻ được những cảm xúc đó để làm một chiếc cầu nối, xoa dịu mọi cảm giác “bấn loạn” trong lòng mỗi người. Nói wedding planner là một nghệ sỹ, vừa là người tư vấn, vừa là người bạn cũng không sai chút nào. Như cô Hồng Xuân có đề cập, đám cưới cũng là một sự kiện. Vậy phải chăng những người có kinh nghiệm làm sự kiện (event) sẽ làm tốt công việc hoạch định đám cưới? Có nhiều người nghĩ vậy nhưng bản thân tôi chưa bị thuyết phục bởi suy nghĩ này. Như đã đề cập ở trên, một người wedding planner vừa phải có yếu tố về “lý tính”, chính là những kỹ năng chuyên môn,  vừa phải có các yếu tố về “tình cảm”, như ở trên tôi vừa để cập, chính là yếu tố số 1 – thích đám cưới & số 4 – sự nhạy cảm, quan tâm và đồng cảm, là quan trọng nhất đối với người wedding planner. Người làm event tốt mới chỉ đáp ứng được các yêu cầu về chuyên môn công việc, đảm bảo những hoạt động trong đám cưới diễn ra một cách trọn vẹn, nhưng cái chính nhất vẫn đòi hỏi ở wedding planner là sự tinh tế, thấu hiếu và đồng cảm với nhân vật chính thì không phải ai cũng có được. Vậy người hoạch định đám cưới cần phải trang bị cho mình những gì để làm tốt công việc này? Nói về mặt kiến thức trước, bạn cần phải hiểu rõ những lễ nghi đám cưới của các vùng miền, Bắc – Trung – Nam khác nhau ra sao, và kể cả những phong tục nước ngoài. Tiếp theo là thu nhặt kinh nghiệm bằng chính những đám cưới diễn ra xung quanh, từ những người cung cấp dịch vụ cưới từng phần, hãy tập quan sát, tham khảo và học hỏi để rút ra những cái hay và chưa hay cho mình sau này. Ngoài ra, một cách hiển nhiên, bạn phải có kỹ năng chuyên môn cơ bản như lên kế hoạch, quản lý công việc, thương thảo và thuyết phục, với cả khách hàng và với những dịch vụ đi kèm có liên quan. Tôi có một thắc mắc: phải chăng là một người đã đám cưới rồi thì mới có thể làm tốt công việc WP? Tôi đồng ý kinh nghiệm của tự bản thân là một lợi thế tốt, nhưng có rất nhiều cách khác để lấy kinh nghiệm cho mình – bằng quan sát, bằng trải nghiệm, bằng sự nhạy cảm … Các bác sĩ nam khoa phụ sản chắc chắn không trải qua cảm giác mang nặng đẻ đau của phụ nữ bao giờ, nhưng vẫn có thể giúp cho bao nhiêu phụ nữ “mẹ tròn con vuông”. Do đó, tôi hoàn toàn không tin rằng một người chưa từng đám cưới sẽ không làm tốt công việc wedding planner và ngược lại. Một người đều có thể làm tốt công việc này nếu ở họ tựu trung những yếu tố  và những kỹ năng mà tôi vừa đề cập ở trên. Một người wedding planner thông thường sẽ khởi đầu con đường của mình như thế nào? Tôi có những người bạn cùng nghề ở các nước Đông Nam Á và biết được một điều thú vị từ những lần gặp gỡ trao đổi kinh nghiệm với họ, đa phần bắt đầu như một người tay ngang, xuất phát từ niềm đam mê, tìm hiểu, tập trung kiến thức, kinh nghiệm, kỹ năng rồi bắt tay vào việc. Còn về khách hàng, bước khởi đầu, một wedding planner có thể tìm thấy ở những người xung quanh, gần nhất, ngay trong những mối quan hệ cá nhân của mình rồi bắt đầu lan rộng ra nhiều hướng khác nhau. Đồng hành với việc này là sự tạo dựng uy tín và tên tuổi của công ty đối với những đối tượng khách hàng tiềm năng. Cám ơn những chia sẻ của cô Hồng Xuân. Chúc cô và Confetti sẽ thành công trong việc “đỡ” bớt gánh nặng cho những cặp đôi hạnh phúc đang tiến đến hôn nhân và lên những kế hoạch cưới bằng cả tâm tình cho họ.